Штраф за несвоєчасну реєстрацію податкової накладної: коли його можна не платити

Коротко. За прострочення реєстрації податкової накладної під час воєнного стану штраф становить від 2 % до 25 % суми ПДВ — залежно від кількості днів. Але штраф не є автоматичним: у частині випадків його не можна застосовувати взагалі, а в частині — податкова рахує його неправильно. Якщо вам прийшло податкове повідомлення-рішення зі штрафом за ПН, перш ніж платити, перевірте сім речей: чи не була накладна заблокована, чи не було збою в реєстрі, чи правильна ставка, чи правильно пораховані дні, чи не минув строк давності, чи є документи про неможливість реєстрації і чи не належить накладна до «дешевої» категорії з обмеженням у 1 020 грн.

Скільки коштує прострочення у 2026 році

Податковий кодекс має два набори ставок. Базовий, зі статті 120-1, — 10, 20, 30, 40 і 50 % суми ПДВ. І тимчасовий, «воєнний», з пункту 90 підрозділу 2 розділу XX, — удвічі-вп'ятеро нижчий. Воєнні ставки застосовуються до накладних, граничний строк реєстрації яких припадає на період з 16 січня 2023 року і до кінця шостого місяця після місяця, в якому воєнний стан припинять.

Від чого рахувати дні — теж змінилося. Під час воєнного стану накладні, складені з 1 по 15 число, реєструються до 5 числа наступного місяця включно, складені з 16 по останнє число — до 18 числа наступного місяця. Розрахунки коригування на зменшення — протягом 18 календарних днів з дня отримання покупцем. Якщо податкова рахує прострочення від «старих» дедлайнів (кінець місяця і 15 число), кількість днів і, відповідно, ставка будуть завищені.

Окрема категорія — накладні, які не видаються покупцю: за операціями з нульовою ставкою, звільненими від оподаткування, «компенсуючі» за пунктом 198.5 і статтею 199. За їх прострочення штраф — 2 % обсягу постачання, але не більше 1 020 гривень за накладну, незалежно від суми.

І найдорожчий варіант — нереєстрація, яку виявила перевірка: 50 % суми ПДВ за самим фактом, і ще стільки ж, якщо не зареєструвати накладну протягом десяти календарних днів після отримання рішення.

Сім ситуацій, коли штраф не застосовують або можна скасувати

1. Накладну було заблоковано

Найпоширеніший випадок. Якщо реєстрацію накладної зупинили за критеріями ризиковості, штраф за прострочення не застосовується на весь період зупинення — до дня, коли комісія або суд ухвалять рішення про реєстрацію. Це прямо записано в статті 120-1. Після розблокування накладна вважається зареєстрованою датою її подання, а не датою рішення. Якщо податкова все одно нарахувала штраф за «дні блокування» — це підстава для скасування рішення в цій частині.

2. Ви надіслали накладну вчасно, а квитанція прийшла наступного дня

Датою реєстрації є дата подання накладної, зафіксована в першій квитанції, а не момент, коли реєстр фактично її обробив. Якщо накладну відправлено в останній день строку в межах операційного дня, а через збій сервера ДПС квитанція про прийняття надійшла після опівночі, прострочення немає. Верховний Суд послідовно стоїть на цій позиції. Доказ — квитанція з часом відправлення та скриншоти з програми, через яку ви подавали документ.

3. Реєстрація була неможливою через війну — і це підтверджено

Сам по собі воєнний стан платника не звільняє: Верховний Суд у 2024 році прямо сказав, що посилання на війну «взагалі» не працює. Але якщо неможливість реєстрації спричинена конкретними обставинами — обстрілом, знеструмленням, втратою доступу до серверів, евакуацією — і це підтверджено документами, зокрема сертифікатом Торгово-промислової палати з причинно-наслідковим зв'язком, штраф скасовують. У 2025 році Верховний Суд підтвердив це у справі, де платник мав сертифікат ТПП.

4. Реєстраційного ліміту не вистачило з вини податкової

Брак ліміту сам по собі — не виправдання: суди виходять з того, що платник має планувати суму ліміту. Але в окремих справах суди ставали на бік платника, коли ліміт не було поповнено через помилку або незаконні дії податкового органу: наприклад, після скасування рішення про ризиковість або після судового рішення, яке ДПС не виконала вчасно. Тут ключове — довести, що ви зробили все залежне від вас, а зменшення ліміту сталося не з вашої вини.

5. Ставку або дні пораховано неправильно

Три типові помилки в рішеннях податкової: застосовано базову ставку 10–50 % замість воєнної 2–25 %; дні рахуються від довоєнного дедлайну, а не від 5-го чи 18-го числа; до «компенсуючої» або звільненої накладної застосовано відсоток від суми ПДВ, а не обмеження в 1 020 гривень. Кожна з них — підстава оскаржити рішення в частині і суттєво зменшити суму, навіть якщо прострочення справді було.

6. Минув строк давності

Штраф — це грошове зобов'язання, і визначити його податкова може лише протягом 1095 днів. З 1 серпня 2026 року, коли дорахувався зупинений на час карантину та воєнного стану строк, накладні за періоди, задекларовані до серпня 2023 року, за загальним правилом поза межами давності. Якщо рішення про штраф за накладну 2021 чи 2022 року прийшло восени 2026-го, спочатку перевірте дати — про це докладно в статті про строки давності перевірок.

7. Ви зареєстрували накладну до перевірки або протягом 10 днів після рішення

Якщо накладну не зареєстровано взагалі, найгірший сценарій — 50 % плюс 50 %. Але реєстрація до початку перевірки переводить ситуацію у звичайне прострочення за нижчими ставками. А реєстрація протягом десяти календарних днів після отримання рішення знімає другу половину штрафу. Тобто навіть після рішення дії платника впливають на суму.

Покроково: якщо прийшло ППР зі штрафом за ПН

1. Зафіксуйте дату отримання рішення — за штемпелем або відміткою в електронному кабінеті. Від неї рахуються 10 робочих днів на адміністративну скаргу. Поки триває оскарження, зобов'язання неузгоджене — платити не потрібно.
2. Складіть таблицю по кожній накладній: дата складання, граничний строк реєстрації (за воєнними правилами), дата подання за квитанцією, дата реєстрації, чи було блокування і на скільки днів, категорія накладної, застосована ставка. У більшості рішень помилки видно вже на цьому кроці.
3. Зберіть докази по кожній ситуації з сімох: квитанції та скриншоти відправлення, рішення про зупинення й розблокування, листи ДПС про технічні збої, сертифікат ТПП, судові рішення щодо ліміту.
4. Подайте скаргу до ДПС України з розбивкою: у якій частині рішення скасувати повністю (блокування, збій, форс-мажор, давність), у якій — зменшити (ставка, дні, категорія). Кожен аргумент — окремий розділ із розрахунком.
5. Якщо скаргу відхилили — суд. Строк — місяць з дня отримання рішення за скаргою. Практика по накладних напрацьована, і саме тому важливо, щоб докази були зібрані ще на етапі скарги.
6. Паралельно — розблокуйте накладні, які досі зупинені. Кожен день блокування — це не штраф, але це втрачений кредит покупця і зіпсовані відносини з контрагентом.

Типові помилки

• Заплатити «щоб не зв'язуватись». Штраф за ПН — одне з найлегших для оскарження рішень, бо ключові факти (дати, блокування, ставка) документальні.
• Оскаржувати «взагалі», без таблиці по накладних. Скарга без розрахунку по днях програє навіть за наявності реальних підстав.
• Посилатися на воєнний стан без документів. Це саме той аргумент, який Верховний Суд відкинув.
• Пропустити 10 робочих днів на скаргу. Суд залишається, але зникає безкоштовний етап, на якому знімається більшість технічних помилок.
• Не перевірити, чи не минуло 1095 днів. Особливо для накладних 2021–2022 років.
• Не зареєструвати накладну після рішення про нереєстрацію — і отримати другі 50 %.

Коли потрібен адвокат

Якщо накладна одна, помилка очевидна (наприклад, штраф за дні блокування), а сума невелика, — скаргу можна написати самостійно. Основні кроки оскарження ми зібрали в статті про оскарження ППР і в безкоштовному чек-листі.

Правова допомога стає раціональною, коли рішень кілька і сума істотна; коли підстави комбінуються (блокування плюс неправильна ставка плюс давність); коли штраф — частина ширшої перевірки, де є ще й донарахування ПДВ; коли потрібно одночасно оскаржувати штраф і розблоковувати накладні; або коли строк на скаргу спливає за кілька днів. Цінність тут не в знанні статті 120-1, а в тому, щоб таблиця по накладних, скарга і докази з першого разу були зібрані так, щоб вистояти в суді.

Матеріал має інформаційний характер і не є персональною юридичною консультацією; результат у конкретній справі залежить від її обставин. Розміри штрафів і строки залежать від дати складання накладної, її категорії та наявності блокування — перевіряйте розрахунок для своїх документів. Дані наведені станом на вересень 2026 року.

Часті питання

Василь Бугайчук

Адвокат (свідоцтво № 5721 від 23.12.2016), Адвокатське об'єднання «Юридична спілка». Господарське право та оподаткування.