Таблиця даних платника ПДВ: як заповнити, щоб знизити ризик блокування ПН

Коротко. Таблиця даних — це спосіб один раз пояснити податковій, чим ви займаєтесь, замість того щоб пояснювати кожну заблоковану накладну окремо. Врахована таблиця дає ознаку безумовної реєстрації накладній, у якій немає жодної позиції поза таблицею, і лише поки щодо платника немає чинного рішення про відповідність критеріям ризиковості. Але таблиця працює лише разом із поясненням: комісія регіонального рівня розглядає пакет 5 робочих днів, і результат залежить не лише від самих кодів, а й від того, чи пояснює пояснення реальний ланцюжок діяльності. Рішення про неврахування оскаржується до комісії центрального рівня протягом 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення, а далі — в суді. Нижче — що вписати в графи, як написати пояснення, чому відмовляють і що робити з відмовою.

Для чого таблиця і що вона дає

Система моніторингу перевіряє кожну накладну на відповідність критеріям ризиковості здійснення операцій (додаток 3 до Порядку) і зупиняє реєстрацію, якщо операція відповідає хоча б одному з них, — крім накладних платника, який відповідає хоча б одному показнику позитивної податкової історії (п. 7 Порядку). З таблицею даних прямо пов'язані два критерії: обсяг постачання за кодом перевищує залишок придбаного за цим кодом, і код постачання відсутній у врахованій таблиці. Таблиця даних — це ваша заява: «моя діяльність — ось цей КВЕД; я купую ось це (коди УКТ ЗЕД / ДКПП) і продаю ось це». Якщо комісія її врахувала, ознаку безумовної реєстрації отримує накладна, у якій відображено виключно операції за кодами з таблиці, і за умови, що щодо платника немає чинного рішення про відповідність критеріям ризиковості (п. 3 Порядку). Одна позиція поза таблицею або чинне рішення про ризиковість — і ознака не працює.

Таблиця не скасовує рішення про відповідність платника критеріям ризиковості. А от уже зупинених накладних вона стосується прямо: після рішення комісії про врахування таблиці — а так само коли таблицю враховано автоматично за п. 18 або коли комісія центрального рівня задовольнила скаргу і скасувала неврахування — накладні, реєстрацію яких зупинено за пунктом 1 додатка 3 до дати такого рішення, підлягають автоматичній реєстрації на п'ятий робочий день, що настає за днем його прийняття (п. 16-1 Порядку). Але лише за одночасного виконання умов: немає рішення про неврахування таблиці за п. 19; у накладних зазначені коди з таблиці, а операції не відповідають критеріям ризиковості додатка 3 — у тому числі на початок операційного дня автореєстрації; щодо платника немає чинного рішення про відповідність критеріям ризиковості; суми ПДВ у кожному з шести останніх послідовних календарних місяців і в місяці автореєстрації не перевищують Рмакс; накладні складено й подано не раніше календарного місяця, що передує місяцю рішення; комісія не прийняла щодо них рішення про реєстрацію або відмову; ліміту реєстрації достатньо. Тому таблиця — це водночас профілактика і частина роботи з уже зупиненими накладними: подавати її варто до того, як почалися блокування, але й після них вона не марна.

Таблиця — не єдиний запобіжник. Накладні платника, який відповідає хоча б одному показнику позитивної податкової історії, не зупиняються навіть тоді, коли операція формально відповідає критерію ризиковості (п. 7 Порядку). Виняток — накладні за операціями з вивезення товарів, до яких застосовується режим експортного забезпечення: за ними на показники позитивної податкової історії взагалі не перевіряють (п. 5 Порядку), і щит пункту 7 на них не діє. Показників у додатку 2 дев'ять, і кожен має власні умови — від обсягів постачання і середньомісячного ПДФО на працівника до залишкової вартості основних засобів, площі земельних ділянок і загальних сум сплачених податків та ЄСВ; у показниках 2, 3 і 7 умови мають виконуватися одночасно. Переказувати їх тут немає сенсу, бо вирішують саме деталі: у показнику 1, наприклад, ідеться не лише про 3 млн грн обсягу постачання за поточний місяць, а й про те, що постачання одному отримувачу — платнику ПДВ не перевищує 500 тис. грн, а керівник займає аналогічну посаду не більше ніж у п'яти платниках. Розраховані показники ДПС віддає в Електронний кабінет (п. 9 Порядку) — перевірте спершу їх.

Що в графах: три колонки

Форма — додаток 5 до Порядку зупинення реєстрації ПН/РК, затвердженого постановою КМУ №1165. Подається лише в електронній формі за допомогою електронних комунікацій (п. 23 Порядку №1165) — через Електронний кабінет або через бухгалтерське ПЗ, яке працює з форматами ДПС; перелік електронних комунікацій ДПС розміщує на своєму вебсайті (п. 24 Порядку). Статус суб'єкта електронного документообігу (СЕД) має сам платник, а не програма: його набувають надсиланням першого електронного документа, а підтвердженням є повідомлення у складі першої квитанції (п. 1 розділу III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, наказ Мінфіну від 06.06.2017 №557). Пояснення і копії документів ідуть окремим додатком до неї. Три змістовні колонки:

Про глибину кодів: п. 201.1 «і» ПКУ дозволяє зазначати код згідно з УКТ ЗЕД або код послуги згідно з ДКПП неповністю, але не менше ніж чотири перші цифри. У записі ДКПП це виглядає як 26.51 — крапка цифрою не є, тож «чотири цифри» і «чотири символи» не одне й те саме. Виняток закладений у самій нормі: право на скорочений код не поширюється на постачання підакцизних товарів і товарів, ввезених на митну територію України, — для них код УКТ ЗЕД у накладній зазначається повністю. Виняток прив'язаний до постачання, тому діє не лише в імпортера: якщо ви перепродаєте ввезений товар, скороченого коду норма вам теж не дає. Для самої таблиці Порядок №1165 мінімальної глибини коду не встановлює, але код у таблиці має накривати той, який ви ставите в накладних: якщо в накладній код повний, а в таблиці відповідника немає, позиція лишається незахищеною.

Логіка, яку перевіряє комісія, проста: чи випливає постачання з придбань і чи є в платника ресурси це зробити. Таблиця, де куплено «цвяхи», а продано «будівництво торгового центру», без пояснення про людей, техніку і підрядників — кандидат на відмову.

Пояснення — те, що насправді розглядають

Порядок прямо вимагає подавати таблицю з поясненням, у якому зазначається вид діяльності з посиланням на податкову та іншу звітність (п. 14). Структури пояснення Порядок не встановлює — вимога одна: зазначити вид діяльності з посиланням на звітність. Перелік нижче — наша робоча структура, а не передбачені Порядком обов'язкові розділи: вона виходить із того, що кожне твердження пояснення має спиратися на ту саму звітність і документи, на які вимагає посилатися п. 14. Повнота структури врахування не гарантує — рішення ухвалює комісія.

1. Хто ви. Дата реєстрації, КВЕД, система оподаткування, з якого часу платник ПДВ.
2. Виробничий або торговельний процес. Що купуєте, що з цим робите, що продаєте — по ланцюжку, з кодами. Для послуг — хто і чим їх виконує.
3. Матеріально-технічна база. Приміщення (власні чи орендовані, з посиланням на форму 20-ОПП), обладнання, транспорт — з договорами та актами.
4. Люди. Кількість працівників, посади, фонд оплати праці — з посиланням на звітність.
5. Звітність і цифри. Обсяги постачання за кодами за останні періоди, податкове навантаження, відсутність боргу.
6. Додатки. Договори оренди, ключові договори з покупцями і постачальниками, акти, інвентаризація залишків — те, на що ви посилаєтесь у тексті.

Пояснення в один абзац «займаємось торгівлею, просимо врахувати» — серед типових причин відмови. Комісія має 5 робочих днів, і в рішенні про неврахування вона обов'язково зазначає підстави. Якщо однією з підстав названо податкову інформацію про ризикові операції, у відповідних полях рішення мають бути тип операції (придбання або постачання), період господарської операції, код згідно з УКТ ЗЕД, ДКПП чи умовний код товару, податковий номер платника, задіяного в ризиковій операції, і дата включення його до переліку платників, які відповідають критеріям ризиковості (п. 17 Порядку). Процедури «запиту деталізації причин» Порядок не передбачає: якщо обов'язкові поля не заповнені або підстава сформульована загально, це аргумент для скарги, а не підстава чекати уточнень, поки спливає строк на неї.

Чому відмовляють: шість типових причин

Переліку підстав, за якими комісія може не врахувати подану таблицю, Порядок №1165 не встановлює: за п. 17 норма вимагає лише, щоб комісія обов'язково зазначила підстави у своєму рішенні. Вичерпний перелік із двох підстав є тільки для неврахування вже врахованої таблиці (п. 19, про нього нижче). Тому наступні п'ять пунктів — узагальнення формулювань, які зустрічаються в рішеннях комісій, а не норма: у вашому рішенні підставу можуть сформулювати інакше. Виняток — глибина коду ДКПП: це вимога п. 201.1 «і» ПКУ.

• Інформація про ризикові операції — найменш конкретне з формулювань: що саме має на увазі комісія, видно лише з обов'язкових полів рішення. Відповідати на нього доводиться детальним поясненням з документами.
• Коди не відповідають КВЕД — постачання за кодом, який не випливає з зареєстрованої діяльності.
• Розбіжність із формою 20-ОПП — у поясненні є цех, а в 20-ОПП об'єкта немає.
• Пояснення відсутнє або формальне.
• Код послуги ДКПП зазначено з меншою глибиною, ніж чотири перші цифри — п. 201.1 «і» ПКУ дозволяє вказувати код неповністю, але не менше ніж чотири перші цифри; у записі ДКПП це виглядає як 26.51, крапка цифрою не є.
• Недостовірна інформація про базу — «власне обладнання», якого немає на балансі і в оренді.

Таблиця може бути врахована автоматично, без розгляду комісією. Пункт 18 Порядку (у редакції постанови КМУ від 26.08.2025 № 1048) побудований через формулу «якщо виконується одна з умов»: у ньому два альтернативні набори — підпункт 1 для сільгоспвиробників і підпункт 2 для решти платників. Достатньо виконати всі умови одного набору, виконувати обидва не потрібно; усередині вибраного набору умови мають виконуватися одночасно. Для звичайного платника (підпункт 2): постачання за кодом з таблиці — більше ніж 25 відсотків загального обсягу постачання за останні 12 календарних місяців; платник ПДВ не менше ніж 365 днів; у кожному з останніх 12 календарних місяців чисельність працівників — не менше ніж п'ять осіб; немає податкового боргу на дату прийняття таблиці; показник D більше 0,05; показник Рпоточ менший за Рмакс. Для сільгоспвиробників (підпункт 1) набір інший: не менше 200 гектарів сільськогосподарських земель (площа перевіряється і за попередній рік — станом на 1 січня, за деклараціями, поданими не пізніше 20 лютого попереднього року, — і на дату подання таблиці), 365 днів, не менше ніж три особи працівників у кожному з 12 місяців, у таблиці зазначено виключно коди груп УКТ ЗЕД 01–05, 07, 08, 10, 12, 15, 23 з часткою 25 і більше відсотків, відсутність боргу на дату подання таблиці. Чисельність працівників — жорстка умова в обох наборах: за підпунктом 2 потрібно не менше ніж п'ять осіб, за підпунктом 1 — не менше ніж три. Без цього автоматичного врахування не буде, хоч би якою бездоганною була таблиця. Рішення про відповідність критеріям ризиковості серед умов п. 18 не згадується — воно працює в інших місцях Порядку.

Врахована таблиця — не назавжди. Рішення про неврахування вже врахованої таблиці приймають комісії контролюючих органів, а щодо таблиці, врахованої за задоволеною скаргою, — комісія центрального рівня. Підстав дві: щодо платника прийнято рішення про відповідність критеріям ризиковості за пунктами 1–5 додатка 1 або контролюючий орган виявив податкову інформацію про невідповідність даних таблиці видам економічної діяльності, тобто про недостовірну інформацію в таблиці (п. 19 Порядку). Підстави в такому рішенні зазначаються обов'язково, а за «ризиковими операціями» — ті самі конкретні поля, що й у первинній відмові. Рішення комісії регіонального рівня оскаржується в адміністративному або судовому порядку, рішення комісії центрального рівня — лише в судовому. Якщо таблицю було враховано автоматично, після рішення про неврахування вона йде на звичайний розгляд комісії (п. 20 Порядку).

Покроково: подання і що робити з відмовою

1. Звірте реєстри. КВЕД у реєстрі, об'єкти у 20-ОПП, працівники у звітності — усе, на що посилатиметесь, має бути там до подання.
2. Складіть ланцюжок кодів. Придбання → процес → постачання; кожен код постачання має «опору» в придбаннях або в ресурсах (люди, обладнання).
3. Напишіть пояснення за структурою вище і зберіть додатки. Один документ на кожне твердження.
4. Подайте таблицю з поясненням через Електронний кабінет. П'ять робочих днів на розгляд рахуються не від моменту, коли ви натиснули «надіслати», а від отримання таблиці контролюючим органом (п. 15 Порядку). Орієнтир — дата й час у першій квитанції: якщо документ надійшов після операційного дня, квитанція, а з нею і відлік, зсуваються на наступний робочий день.
5. Отримали відмову. Прочитайте підстави і перевірте, чи заповнені обов'язкові поля рішення — за «ризиковими операціями» це тип операції, період, код, податковий номер контрагента і дата його включення до переліку ризикових. Порядок не передбачає запиту деталізації причин, а строк на скаргу тим часом іде. Далі два шляхи: подати таблицю повторно з виправленим поясненням (заборони подати її ще раз Порядок не містить) або оскаржити. Вибір між адміністративним і судовим оскарженням одноразовий: п. 19 Порядку зупинення дає обидві опції для рішення комісії регіонального рівня, але рішення, вже оскаржене в суді, адміністративна скарга не розглядає (п. 4 Порядку розгляду скарги), а в самій скарзі треба вказати відомості про судове оскарження. Тому послідовність зазвичай така: спершу адміністративна скарга, і лише потім, якщо вона не дала результату, — суд. Причина не в шансах, а в двох речах. Перша: адміністративний порядок зберігає обидва шляхи, бо рішення, вже оскаржене в суді, за цим Порядком не розглядається (п. 4 Порядку розгляду скарги), тоді як зворотного обмеження немає. Друга: нормативні строки розгляду скарги — 10 календарних днів, або 30, якщо ви заявили бажання взяти участь у розгляді (п. 11-1 Порядку розгляду скарги). Але це строк на рішення, а не на результат: якщо скаргу залишать без задоволення, попереду все одно суд. Який шлях обрати у вашій ситуації, варто вирішувати з юристом: вибір одноразовий.
6. Оскарження. Скарга до комісії центрального рівня — протягом 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення комісією регіонального рівня (п. 3 Порядку розгляду скарги). Рахуйте від дати рішення, а не від дня, коли побачили його в кабінеті: скаргу, подану з порушенням строку, не приймають — платникові в автоматичному режимі надсилається відповідна квитанція. До скарги — ті самі документи плюс аргументи щодо кожної названої підстави. Комісія центрального рівня розглядає скаргу 10 календарних днів з дня, що настає за днем її отримання, або 30 календарних днів, якщо в скарзі заявлено бажання взяти участь у розгляді (у тому числі в режимі відеоконференції); строк розгляду не продовжується, тож участь у розгляді — усвідомлений вибір між швидкістю і усними поясненнями. Якщо рішення щодо скарги не надіслали в цей строк, скарга вважається повністю задоволеною на користь платника з дня, що настає за останнім днем строку. Задоволення скарги — підстава врахувати таблицю не пізніше наступного робочого дня після прийняття такого рішення. Рішення комісії центрального рівня адміністративно не оскаржується — лише до суду. Строк залежить від того, чи була скарга. Якщо скаргу до комісії центрального рівня не подавали і звертаєтесь до суду одразу — шість місяців з дня, коли дізналися або повинні були дізнатися про порушення свого права (ч. 2 ст. 122 КАС). Якщо скаргу подавали — три місяці з дня вручення рішення за скаргою (ч. 4 ст. 122 КАС). Ці строки — шість місяців без адміністративного оскарження і три місяці після оскарження рішення, яке не стосується нарахування грошових зобов'язань, — назвала Велика Палата Верховного Суду в постанові від 16 липня 2025 року у справі № 500/2276/24. А якщо рішення за скаргою не надіслали в строк розгляду, скарга вважається повністю задоволеною. Порядок відсилає до строків статті 56 ПКУ, проте 1095 днів зі статті 102 ПКУ — це строк давності, а не строк звернення до суду. Зволікати не варто в жодному з варіантів. Логіка побудови скарги така сама, як в оскарженні ППР: по пункту на кожну підставу.
7. Після врахування. Стежте за змінами в діяльності: новий код постачання — нова таблиця, інакше перша ж накладна за ним піде в зупинення. Важливо: на період, коли реєстрацію накладної зупинено, штраф за прострочення реєстрації не застосовується — але тільки до прийняття рішення щодо відновлення реєстрації (абзац тринадцятий п. 120-1.1 ПКУ). Якщо комісія відмовила в реєстрації, на дні після відмови це звільнення не поширюється.

Типові помилки

• Думати, що до суду є 1095 днів. Без адміністративного оскарження строк звернення — шість місяців (ч. 2 ст. 122 КАС). 1095 днів — строк давності, а не строк звернення до суду.
• Подавати таблицю без пояснення або з поясненням «формально».
• Вписувати коди «про запас», за якими немає ані придбань, ані ресурсів, — це підстава для відмови і сигнал про ризиковість.
• Не звірити КВЕД і 20-ОПП перед поданням.
• Чекати, поки заблокують, і подавати таблицю в паніці разом із поясненнями до накладних.
• Не оскаржувати відмову, а лише подавати таблицю повторно без змін. Комісія оцінює пакет за тими підставами, які зазначила в рішенні (п. 17 Порядку): якщо повторне подання не відповідає на них документами, нового предмета для оцінки не з'являється. Коли підставою названо ризикові операції, шлях інший — знімати саму підставу: подати інформацію і документи про невідповідність критеріям ризиковості (п. 6 Порядку) та/або скаргу, строк на яку — 10 робочих днів.
• Рахувати 10 робочих днів на скаргу від дня, коли побачили рішення в кабінеті, а не від дня його прийняття комісією — так строк спливає раніше, ніж здається.

Коли потрібен адвокат

Якщо діяльність проста (купили — продали той самий товар), документи в порядку і КВЕД відповідає, таблицю з поясненням можна скласти самостійно за структурою вище. Якщо накладні вже зупинені — що подавати і в які строки, див. розблокування податкових накладних.

Правова допомога стає раціональною, коли є рішення про неврахування з формулюванням про ризикові операції; коли діяльність складна (виробництво, підряд, послуги з великою часткою субпідряду) і ланцюжок кодів треба обґрунтувати; коли накладні вже зупинені і таблицю, пояснення до накладних і скарги треба готувати паралельно (пакет документів за 48 годин); або коли відмова повторюється. Цінність тут — у тому, щоб пояснення, додатки і скарга відповідали на конкретні підстави комісії, а не на «взагалі».

Матеріал має інформаційний характер і не є персональною юридичною консультацією; результат у конкретній справі залежить від її обставин. Умови врахування і причини відмов залежать від виду діяльності та даних звітності платника — перевіряйте їх для своєї ситуації. Дані наведені станом на 7 жовтня 2026 року. Порядок зупинення реєстрації ПН/РК, затверджений постановою КМУ від 11.12.2019 №1165, наведено в редакції постанови КМУ від 26.08.2025 №1048, чинній з 27.09.2025.

Часті питання

Василь Бугайчук

Адвокат (свідоцтво № 5721 від 23.12.2016), Адвокатське об'єднання «Юридична спілка». Господарське право та оподаткування.